相關報導 - 電腦廣場 470期 (30/07/2002)

SME個案研究 會計系統助僱傭中心工序流程一體化 會計軟件愈來愈受企業重視，它較過往以Excel形式的帳目輸入更為方便，其價錢亦合乎成本效益，即使中小企亦能夠負擔得來。而事實上，會計軟件並不只是為企業有效率地處理會計帳目，當中有些會計軟件的供應商，更可進一步為企業提供各項工序流程的協作。今期本個案研究將會以本地一家海外僱傭公司為例，探討他們如何應用會計軟件處理業務上各項帳目的同時，也能夠以此來應付整項僱傭業務的流程。

個案公司 公司名稱：海外僱傭中心有限公司(Overseas Employment Centre Ltd) 成立年份：1978 業務背景：海外傭工傭僱代理 公司數目：4間 員工人數：約28人 主要業務：為本地家庭客戶代辦海外僱傭服務 網址：www.overseas.com.hk I.T.核心應用系統：傲林會計系統 系統費用：港幣49,600 主要應用層面：會計帳目處理及工作流程協作。

業務從事海外僱傭代理  今期所探討的個案公司，是本地一家從事海外僱傭服務的代理，據該公司董事長張結民表示，該公司自78年正式成立，主要業務乃提供海外僱傭服務，為本地的家庭客戶提供女傭代理的服務，而海外僱傭範圍主要以菲律賓、印尼、泰國以及尼泊爾為主。  至於工作項目種類相當多，例如為海外僱傭向領事館及移民局辦理各項入境簽證手續、對海外代理的傭工覆核、傭工入境的手續、以及入境後傭工的各項事務，包括驗身及提供訓練課程等等。當中所涉的工序流程頗為繁瑣，所以一般的客戶如果需要聘請海外傭工，就需要在三個月之前向該個案公司申請。

業務從事海外僱傭代理

 今期所探討的個案公司，是本地一家從事海外僱傭服務的代理，據該公司董事長張結民表示，該公司自78年正式成立，主要業務乃提供海外僱傭服務，為本地的家庭客戶提供女傭代理的服務，而海外僱傭範圍主要以菲律賓、印尼、泰國以及尼泊爾為主。

 至於工作項目種類相當多，例如為海外僱傭向領事館及移民局辦理各項入境簽證手續、對海外代理的傭工覆核、傭工入境的手續、以及入境後傭工的各項事務，包括驗身及提供訓練課程等等。當中所涉的工序流程頗為繁瑣，所以一般的客戶如果需要聘請海外傭工，就需要在三個月之前向該個案公司申請。

 至於其業務流程上，個案公司首先讓客戶上門查詢有關海外傭工的資料，包括傭工的相片以及其相關的履歷，客戶揀選了一個傭工後，便向該公司付上有關費用、包括代理的傭金、各項入境的簽證費用等等，其後，該公司便會透過電郵通知其他分行，該名傭工已獲聘，其他三間分店不能再把這名傭工推介給客戶。

其後，個案公司一方面既要向相關的海外代理進一步覆核有關傭工的資料，並要接受面試，以及向當地註冊醫生及化驗所進行一連串的驗身；與此同時，個案公司亦要在本地向有關的領事館，以及移民局申請該名員工的入境簽證，當有關的簽證手續都完成，以及核實該海外傭工的資料後，便會進一步安排辦理來港機票，並通知客戶該名傭工的落機時間。

 傭工抵港後，也要向入境處辦理身份證明的手續，此外也會接受一連串相關的家政培訓。基本上，傭工與僱主之間的合約年期為兩年，但由於合約性質屬「生約」關係，客戶可在首十八個月期間隨時更換其他傭工，並且亦可終止僱用，而按照法例規定，傭工若受解僱而十四天內不能找別的僱主聘用的話，便必須離境返回其國家。

 整體來說，個案公司代辦海外傭工，所涉及的流程相當繁瑣，而且也需要花上相當的時間才可以完成，所以為了促進其流程的效率，該公司早期便添置了會計系統，一方面解決公司內部會計帳目的管理問題，另一方面亦進一步為這項工作流程提供協作及管理。

網絡問題難促進分行溝通

 網絡公司成立已有廿多年，開業之初，一切都以人手處理，不論是會計帳目還是海外的入境證件辦理等等。及至後期，該公司才引入會計軟件系統（名為DacEasy財務管理系統），負責替公司處理各項大大小小的帳目，例如有客戶付款的收帳紀錄，及各項傭工的簽證付帳等開支帳目等。

 這系統雖然可以減輕他們早期以人手方式來輸入帳目的時間，可是這系統卻不能結合工作流程管理一併應用，令紀帳和工序流程紀錄兩項運作不能於同一系統內進行，而當時的工序流程也沒有特定的系統來處理，銷售員工一旦要檢查客戶的應收單據，又不可以直接在會計系統中尋回的有關紀錄，往往要用人手重新尋找單據副本核實，相當不便。

 此外，該會計系統又沒有連接網絡，只是以獨立運作形式處理帳目，而公司本身的網絡，初期只是以撥號網絡方式聯繫公司，張氏表示，由於成本效益的關係，而當年的專線服務及寬頻服務的收費比較昂貴，所以只以撥號上網的方式來連繫總公司與分公司，但他表示，以這方式來作連接，其寬頻傳輸相當慢，而且往往又會無故發生連線中止的情況，又要以人手重新輸入撥號和密碼上網，相當費時失事，遇上以電郵向其他分行作各項要務通知時，也會帶來相當不便。

會計及工序流程一體化

 有見及此，該公司決定更新會計系統，並且改用寬頻應用，一方面讓它可以接駁到網絡之中，另一方面亦要求供應商為他們另行自訂工作流程功能，實行會計及工作流程一體化運作。

 新會計系統除了跟過往的會計系統一樣，處理各項帳目外，更結合該公司的工序流程，例如客戶入單的資料資料輸入，僱傭的入境簽證處理的流程紀錄（例如領事館、移民局的入境流程記錄輸入）。此外，若客戶從總公司中確定聘請傭工，總公司便會透過這系統連結電郵輸出傭工已獲聘用的消息，其他公司便可即時剔除該名傭工的資訊，以免讓其他客戶選取該名已獲聘的傭工。同時，該系統亦可以進一步發放電郵給海外的代理有關簽證進度，例如通知當地代理該名傭工已成功獲得簽證，讓他們跟進該傭工的出境手續。同時，該系統亦可以列印有關傭工資料的報告，例如簽證進度及解僱資料等等。

個案公司會計系統大解構

 今次個案公司所採用的會計軟件，名為傲林會計系統。該系統按功能多少分為三個型號，分別為簡易版、專業版及強化版三類。它除了擁有一般會計系統的應有功能外，更重要的就是有防止錯誤輸入的設定功能，例如以今次個案公司為例，會計部的員工一旦輸入錯誤的金額或帳單項目的話，系統會立即提醒他們輸入錯誤，讓他們自行修改正確的帳目資料。 

另一方面，該系統更可按客戶個別的要求，在原有的會計系統上另行開發程式，配合他們個別業務的需要運作，以今次個別公司為例，其所應用的會計系統中的工序流程紀錄管理都是特別向供應商要求而建立的獨特系統。此外，客戶亦可以以「先試後買」的方法，在該系統供應商網頁中下載這套試用版軟件（可作100次帳目輸入）。有關產品的查詢及下載，可以瀏覽網頁：www.gtcl.com.hk或致電28572761查詢。